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属人化を回避して長期的に安定したホームページ運用を目指そう

成功ノウハウ
属人化を回避して長期的に安定したホームページ運用を目指そう

専門的分野かつ新しい領域の技術を取り扱うことが多いホームページ運用の世界では、「この人しかおこなうことができない業務」というのが発生しがちです。これを業務の属人化と言います。

逆に、マニュアル化されて、誰がおこなっても同じような結果が出るように整備することを業務の標準化といいます。組織としては、できる限り業務の標準化を進め、業務の属人化が起こらないようにしたいところですが、そのためにはどのようなことに気を付ければよいのでしょうか。

また、そもそも属人化が起こることで業務にはどのような支障が出るのでしょうか。今回はこのことについて、深く掘り下げて考えてみましょう。

属人化により起こるホームページ運用のリスク


ホームページの運用が属人化してしまうことについて、大きく分けてふたつのリスクが挙げられます。

ホームページ運用方針が個人に依存している


ホームページをどのように作るか、どのようにプロモーションするかが個人の裁量に委ねられていて、他のメンバーがタッチできないケースです。

こうしたケースにおいて、その担当者が配置換えや人事異動、急な退職などで業務を継続できなくなった場合、ホームページの運用方針にブレが生じ、場合によってはプロモーションが機能しなくなる場合があります。

プロモーションが機能しないということは、ホームページが機能しないということとほぼ同義と捉えた方がよいでしょう。

ホームページ運用において個人しか取り扱えない技術がある


アクセス解析や広告エンジンの運用など、プロモーションの根幹をなす業務や、ホームページ運用に欠かすことができないシステムの操作方法などが、個人に属人化している場合、ホームページの運用どころかそもそも業務が停止してしまいかねません。

実際に、ホームページの運用が停止してしまっている企業はよく見かけますが、これが会社案内のような頻繁に変更されるものでないのであればまだしも、ECサイトであったり売上の核を担っているものであったりすれば致命傷になりかねません。

もしそうした兆候があるのであれば、未然に防がなければ、事業として成立しなくなる危険性が出てきます。

属人化を解消するためにできること


冒頭にも少し出てきましたが、属人化の対義語となる言葉は標準化と呼びます。
この標準化を推進していくことが、そのまま属人化の解消につながるのです。

では、標準化とはどのように進めていけばよいのでしょうか。

先のふたつの例に沿って、考えてみましょう。

ホームページ運用方針が個人に依存している


この場合、まずはホームページの運用担当者を少なくとも2人以上に増やすことが望ましいでしょう。

また、ホームページの運用方針について、ガイドラインやプロモーション計画書という形で、ドキュメントに残しておくことも効果的です。

また、このケースにおいては、ホームページの運用に関して、社内の他のメンバーが無関心である場合が多いです。
自身が属人化していると感じるのであれば、ホームページを運用することによるメリットや売上への貢献に役立つということを啓蒙するというのもひとつの手です。

CMSなどを利用して、業務をテンプレート化し、他の社員が取っ付きやすい状況を作り上げるという手段も考えられます。

ホームページ運用において個人しか取り扱えない技術がある


こちらに関しては、専門的な知識が必要になりますので、簡単には技術の共有をおこなうことが難しくなります。

社内でそうした技術を持つ人材を育成することはもちろんのこと、社外にアウトソーシングができないかを検討するというのも場合によっては必要です。

運用方針が属人化している場合と同様に、社内の人間がその技術の必要性を認識し、どのように業績に貢献しているのか、なくなるとどんな影響が起こるのかについて、啓蒙活動をおこなう必要もあります。

技術の習得は個人の意識の問題よりも、企業が必要としている場合に効率的に習得できる場合が多いのです。

同一業務を複数人が実施可能な状況に常にしておくことを心がける


いずれの例においても、ポイントは、「その人にしかできない業務をいかに減らすか」というところになります。

場合によっては、その業務が属人化していることにより、自身のポジションを確立している社員も存在することでしょう。

こうした社員の存在は、個人として見れば非常に優秀な社員なのかもしれません。

しかし、組織としては大きな脆弱性を抱えている状況と考えざるを得ません。

ホームページは長期運用が実現してこそ価値があると再認識しよう


ホームページは制作して終わりではなく、むしろ、制作してからが本領発揮となる種類の要素です。

制作したホームページは、運用されてこそ、企業の広告塔となり営業マンとなってくれるのです。

そのため、長い目線で考えて、ホームページの運用が難しくなるもしくは不可能になる事態はなんとしてでも避けなくてはいけません。

このことを肝に銘じ、今一度あなたの組織のホームページ運用体制を振り返ってみてください。

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